Groepen in de stamgegevens

Waarom deze tips:

• meer aansluiting naar bijvoorbeeld de jaarrekening;
• betere oplossing dan het werken met prestatie indicatoren, daar er een specificatie opgevraagd kan worden;
• koppelingen qua .vit bestand blijven intact;
• invoer van de diverse cijfers (actuele, prognose en budget) blijven intact.

Waarop toepasbaar:

• op alle soorten cijfers;
• te gebruiken in financiële overzichten, dashboards en rapportages;
• kan voor balans en winst- en verliesitems;
• saldering gaat nog steeds op basis van de onderliggende posten niet op de groepen.

Wanneer er niet gekozen is voor het gebruik van groepen is onderstaand de uitvoer in het financiële overzicht:

Wanneer er niet gekozen is voor het gebruik van groepen is onderstaand de uitvoer in het dashboard:

Wanneer er niet gekozen is voor het gebruik van groepen is onderstaand de uitvoer in de rapportage:

Aandachtspunten

• wanneer er reeds journaalposten (enkelvoudig of geconsolideerd) zijn gemaakt dienen deze aangepast te worden, daar een extra verdieping qua stamgegevens is gemaakt;
• niet toepasbaar op de standaard jaarrekening;
• de groepen zijn niet in de standaard brugstaat rapportages toegepast, daar een extra verdieping qua stamgegevens is gemaakt.

Diverse manieren qua uitvoer

De aangemaakte groepen kunnen op een aantal manieren getoond worden:

1. Financiële overzicht
2. Dashboard;
3. Rapportage;

Dit geldt per .vp bestand (enkelvoudig) en .vpc bestand (geconsolideerd).

1. Financiële overzicht
   
   

1. Dashboard
   
   

1. Rapportage
   

Hoe toe te passen

De veranderingen dienen via de stamgegevens te worden doorgevoerd.

In dit voorbeeld hanteren we enkele items voor de balans.
Maar groepen zijn ook toepasbaar in de exploitatie, echter niet in de vrije invoer.

Wanneer je bijvoorbeeld de posten van de vorderingen en overlopende activa wilt groeperen, ga je naar stamgegevens – balans – vorderingen en overlopende activa.

Via knoppen aan de onderkant kun je rijen of groepen toevoegen.

Wanneer je voor toevoegen "Groep" kiest, dan komt de nieuw aangemaakte groep altijd onderaan het scherm erbij.

Het is echter makkelijker om groepen in te voegen.

Ga staan na de naam waar je de groep wilt invoegen, druk op

en kies voor “Groep invoegen”.

Alles wat qua rijen boven deze groep staat vermeld, wordt dan in deze groep opgenomen.

In bijgaand voorbeeld zullen er dus groepen aangemaakt dienen te worden voor:

• Debiteuren
• Te vorderen op groepsmaatschappijen
• Belastingen en premies
• Rekening couranten
• Overige

Posten welke niet in een groep thuis horen kun je verslepen naar de juiste groep.

In bovenstaande opstelling zal het dus niet goed gaan daar “Te vorderen op factormaatschappij” wordt opgeteld binnen de groep “Groepsmaatschappijen”. De posten “Te vorderen op andere deelnemingen”, “Waarborgsommen”, ”Vooruitbetaalde verzekeringen”, “Vooruitbetaalde motorrijtuigenbelasting”, “Vooruitbetaalde crediteuren” en “Overige vorderingen” worden opgeteld binnen de groep “Belastingen en premies”. De posten “Vooruitbetaalde investeringen”, “Te ontvangen rente” en “Te ontvangen bedragen” worden opgeteld in de groep “Rekening couranten”.

Deze posten dien je dus te verslepen.

Je kunt een groep herkennen door op de groep te zweven met de muis.

Wanneer er een G staat is het een groep en geen rij.

Qua financiële overzichten hoeft er niks aangepast te worden.

Wanneer je in de rapportage en/of dashboards werkt met de standaard indeling (d.w.z. specificatie van de rijen) dan krijg je meteen de specificatie van de hoofdrubriek te zien.

Wanneer er dan een groep bij komt gaat deze meteen mee in de rapportage en het dashboard.

Het is niet zo dat meteen ook de specificatie van de groep getoond wordt.

Let wel op eventuele gemaakte journaalposten.